Pokyny pre oznamovanie podozrenia z protiprávneho konania (whistleblowing)

1.   Úvod – čo je to whistleblowing a prečo je dôležitý?

Spoločnosť LLENTAB, ako člen skupiny Dacke Industry AB, sa usiluje o dosiahnutie transparentnosti a vysokej úrovne obchodnej etiky. Najdôležitejším informačným zdrojom na odhalenie prípadného porušenia, ktoré je nutné riešiť, sú naši zamestnanci.

Naša služba whistleblowingu ponúka možnosť dôverne upozorniť spoločnosť/organizáciu na podozrenie z porušenia. Ide o dôležitý nástroj na zníženie rizík a udržanie dôvery v našu činnosť, pretože nám umožňuje včas odhaliť a riešiť prípadné porušenia.

Whistleblowing je možné vykonávať otvorene alebo anonymne.

Účelom týchto pokynov pre whistleblowing je povzbudiť zamestnancov (a prípadne aj externé zainteresované osoby), aby oznamovali podozrenie z porušenia bez rizika odvety, a tiež zabezpečiť zodpovedajúci proces vyšetrovania. Pozri Etický kódex spoločnosti Dacke:  Viz Etický kodex společnosti Dacke Industry AB

2. Kedy upozorniť na protiprávne konanie?

Službu whistleblowingu je možné využiť na upozornenie na závažné riziká, ktoré sa týkajú jednotlivcov, našej spoločnosti/organizácie, ľudskej spoločnosti ako celku alebo životného prostredia.

Spracovanie sa môže týkať iba údajov o závažných pochybeniach týkajúcich sa:

  • účtovníctva, interných účtovných kontrol, auditných záležitostí, boja proti úplatkárstvu, bankovej a finančnej kriminality alebo
  • iných závažných pochybení týkajúcich sa životne dôležitých záujmov našej spoločnosti alebo skupiny alebo života či zdravia jednotlivých osôb, napríklad závažných trestných činov proti životnému prostrediu, závažných nedostatkov týkajúcich sa bezpečnosti na pracovisku a veľmi závažných foriem diskriminácie alebo obťažovania.

V prípadoch týkajúcich sa napríklad nespokojnosti na pracovisku alebo súvisiacich záležitostí sa zamestnanci (a všetky ostatné zainteresované osoby) majú obrátiť na svojho nadriadeného alebo vedúceho pracovníka, pretože tieto prípady nemožno vyšetriť v rámci whistleblowingu.

Oznamovateľ nemusí mať na vyjadrenie podozrenia pádne dôkazy. Úmyselné oznamovanie nepravdivých informácií alebo správ, ktorých účelom je úmyselné poškodenie, je však zakázané. Zneužitie služby whistleblowingu predstavuje závažný disciplinárny priestupok.

Upozorňujeme, že v niektorých krajinách existujú pre využívanie služby whistleblowingu určité obmedzenia.

3. Ako oznámiť protiprávne konanie?

Podozrenie je možné oznámiť rôznymi spôsobmi:

  • Alternatíva 1 Obráťte sa na nadriadeného alebo vedúceho pracovníka v rámci našej organizácie.
  • Alternatíva 2 Obráťte sa na firemný tím pre whistleblowing. Tím pre whistleblowing: určené osoby s právomocou riešiť prípady oznámené v rámci whistleblowingu:
  • Alternatíva 3 Anonymné zasielanie správ prostredníctvom komunikačného kanála pre oznamovateľov:
    https://report.whistleb.com/dackeindustri

Každého, kto oznamuje podozrenie, vyzývame, aby otvorene oznámil aj svoju totožnosť. Všetky prijaté správy budú spracované dôverne. Pre tých, ktorí si želajú zostať v anonymite, ponúkame kanál pre anonymné hlásenia (alternatíva 3).

Kanál pre whistleblowing umožňujúci anonymné zasielanie správ spravuje externý poskytovateľ služieb WhistleB. Všetky správy sú šifrované. Aby bola zaistená anonymita osoby odosielajúcej správu, WhistleB neukladá IP adresy ani iné metadáta (t. j. údaje, ktoré je možné spojiť s osobou odosielajúcou správu). Osoba odosielajúca správu zostáva anonymná aj v následnej komunikácii s firemným tímom pre whistleblowing

4. Proces vyšetrovania

TÍM PRE WHISTLEBLOWING

Prístup k správam prijatým prostredníctvom nášho komunikačného kanála pre whistleblowing majú iba určené osoby s oprávnením zaoberať sa prípadmi oznámenými v rámci whistleblowingu. Ich úkony sú zaznamenávané a spracovanie je dôverné. V prípade potreby môžu byť do procesu vyšetrovania zapojené aj osoby, ktoré môžu poskytnúť odborné znalosti. Tieto osoby majú prístup k relevantným údajom a sú tiež viazané mlčanlivosťou.

Pokiaľ určitá osoba oznámi podozrenie priamo svojmu nadriadenému či vedúcemu alebo sa osobne obráti na tím pre whistleblowing, je správa vložená do komunikačného kanála pre whistleblowing a je s ňou nakladané podľa týchto pokynov.


DORUČENIE SPRÁVY

Po doručení správy sa tím pre whistleblowing rozhodne, či oznámenie prijme, alebo zamietne. Ak oznámenie akceptuje, prijme príslušné opatrenia na vyšetrenie, pozri nižšie uvedený oddiel Vyšetrovanie.

Tím pre whistleblowing môže oznámenie zamietnuť, ak:

  • údajné konanie nie je konaním, ktoré možno oznámiť podľa týchto pokynov pre whistleblowing,
  • správa nebola podaná v dobrej viere alebo jej účelom je úmyselné poškodenie,
  • nie sú k dispozícii dostatočné informácie, ktoré by umožnili ďalšie vyšetrovanie,
  • predmet správy už bol vyriešený.

Ak správa obsahuje záležitosti, ktoré nepatria do rozsahu pôsobnosti týchto pokynov pre whistleblowing, mal by tím pre whistleblowing prijať príslušné opatrenia, aby bola daná záležitosť vyriešená.

Neuvádzajte citlivé osobné údaje o nikom, kto je v správe spomenutý, pokiaľ to nie je nevyhnutné pre popis daného podozrenia.

VYŠETROVANIE

Všetky správy sú posudzované vážne a podľa týchto pokynov pre whistleblowing.

  • Nikto z tímu pre whistleblowing, ani nikto, kto sa podieľa na procese vyšetrovania, sa nebude pokúšať oznamovateľa identifikovať.
  • Tím pre whistleblowing môže v prípade potreby prostredníctvom kanála pre anonymnú komunikáciu položiť doplňujúce otázky.
  • Správu nebude vyšetrovať nikto, kto by mohol byť do porušenia zapojený alebo s ním spojený.
  • Tím pre whistleblowing rozhoduje, či a akým spôsobom by mala byť správa o podozrení eskalovaná.
  • So správami o podozrení nakladajú zúčastnené strany dôverne.

OCHRANA OZNAMOVATEĽOV V PRÍPADE NEANONYMNÉHO WHISTLEBLOWINGU

Osobe, ktorá vyjadrí skutočné podozrenie alebo pochybnosti podľa týchto pokynov, nehrozí v dôsledku oznámenia strata zamestnania ani žiadna forma sankcií či osobného znevýhodnenia. Pokiaľ oznamovateľ koná v dobrej viere, nezáleží na tom, či sa mýli.

S ohľadom na ochranu súkromia osôb, proti ktorým boli obvinenia vznesené, a na ďalšie otázky dôvernosti bude neanonymný oznamovateľ o výsledkoch vyšetrovania daných obvinení informovaný.

V prípadoch údajných trestných činov bude oznamovateľ informovaný o tom, že v rámci súdneho konania môže byť potrebné zverejniť jeho totožnosť.

OCHRANA A INFORMOVANIE OSOBY UVEDENEJ V SPRÁVE OZNAMOVATEĽA

Práva osôb uvedených v správe oznamovateľa podliehajú príslušným právnym predpisom o ochrane osobných údajov. Dotknuté osoby budú mať právo na prístup k údajom, ktoré sa ich týkajú, a v prípade, že sú informácie nesprávne, neúplné alebo zastarané, požadovať ich zmenu alebo vymazanie.

Tieto práva podliehajú všetkým nadradeným ochranným opatreniam, ktoré sú potrebné na to, aby bolo možné zabrániť zničeniu dôkazov alebo iným prekážkam pri spracovaní a vyšetrovaní prípadu.

VYMAZANIE ÚDAJOV

Osobné údaje obsiahnuté v správe o podozrení a v dokumentácii o vyšetrovaní sa po ukončení vyšetrovania vymažú, s výnimkou prípadov, keď sa musia osobné údaje uchovávať podľa iných platných právnych predpisov. Údaje sa vymažú 30 dní po ukončení vyšetrovania. Dokumentácia o vyšetrovaní a správy oznamovateľa, ktoré sú archivované, by mali byť anonymizované; nemali by obsahovať osobné údaje, prostredníctvom ktorých je možné priamo alebo nepriamo identifikovať konkrétne osoby.

5.  Právny základ pokynov pre whistleblowing

Tieto zásady vychádzajú zo všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov a z pokynov na oznamovanie podozrení z porušenia.

6.  Poskytovanie osobných údajov mimo EHP

Všetky údaje sú uchovávané v rámci EÚ. Pokiaľ nie sú použité osobitné mechanizmy ochrany údajov, platí všeobecný zákaz prenosu osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP).

POZNÁMKA: Rozsah pôsobnosti týchto pokynov pre whistleblowing nezahŕňa prípadné zasielanie osobných údajov z EHP pridruženým spoločnostiam nachádzajúcim sa mimo EHP.